Het kan ook efficiënt.

Voor vele teams is dit voorbeeld zeer herkenbaar, ondanks alle inzet en goede wil, wordt er inefficiënt vergaderd.

In een wanhopige poging om weinig tijd te verspillen, worden er vaak grote stafvergaderingen gepland waar alle onderwerpen door elkaar aan bod komen (kostenbeleid, mogelijke fusies, verkoopsstrategieën, enz…)
Er zouden verschillende vergaderingen met verschillende doeleinden moeten zijn; zij zijn in een viertal groepen in te delen.


..Het eerste punt op de vergadering loopt lang uit…omdat mensen weten dat ze nog wel tijd genoeg hebben voor een aantal andere punten …later
..Het tweede item neemt weer drie kwartier in beslag…
..In het laatste kwartier moeten nog drie belangrijke punten besproken worden…
…de vergadering loopt twintig minuten uit…
…de dagplanning kan weer eens niet behouden blijven, mensen starten al te laat op een volgende vergadering…
… een aantal zijn gefrustreerd omdat hun onderwerp er in vijf minuten doorgehaspeld werd…
…er is weer geen tijd vrijgemaakt voor een vrije brainstorming…
…iemand is gefrustreerd omdat er niets gebeurt rond teambuilding..
…de voorzitter voelt zich leeggezogen en is verbijsterd dat zo veel mensen ontevreden zijn…..


1/ DE DAGELIJKSE UPDATE 

De teamleden rapporteren mekaar in vijf minuten wat ze die dag gaan doen. Op die manier worden onduidelijkheden en misverstanden voorkomen en wordt ervoor gezorgd dat niets tussen wal en schip valt. Deze meeting wordt rechtstaand gehouden. 


2/ WEKELIJKS EN TACTISCH 

Eerst geeft elk teamlid de drie belangrijkste activiteiten aan van zijn week. Dan komt de voortgangsrapportage een bod: inkomsten, uitgaven, klanttevredenheid, enz… Dan pas wordt de agenda opgesteld, gebaseerd op ieders activiteiten, zodat de vergadering relevant en effectief is. Tactische kwesties moeten worden aangepakt zodat de kortetermijndoelstellingen niet in het gedrang komen. Strategische kwesties die aan bod komen, moeten door de leider gecapteerd worden en doorverwezen naar de strategische (maandelijkse) vergadering. 


3/ MAANDELIJKS EN STRATEGISCH 

Dit is de plek waarop gedebatteerd, geanalyseerd, beslist wordt over fundamentele zaken van het bedrijf. Per onderwerp kan er twee uur voorzien worden, zodat deelnemers zich niet opgejaagd voelen. Het idee om de agenda van leidinggevenden drie of vier uur vrij te maken is lastig, maar noodzakelijk. Daarnaast kan onderzoek en voorbereiding bijdragen aan een efficiënte vergadering, evenals de bereidheid om deel te nemen aan een open en eerlijk debat, zonder angst voor conflicten. 


4/ KWARTAALSESSIES BUITEN DE DEUR. 

Het vergaderen buiten de deur, geven de leidinggevenden de gelegenheid om het bedrijf vanop een afstand en op lange termijn te bekijken. 

Het biedt de ideale gelegenheid om te evalueren over;
- Strategieën
- Managementteam
- Personeel
- Concurrentie 


Een belangrijke meerwaarde van sessies buiten de firma, is het versterken van de onderlinge band en het even weg zijn uit de dagelijkse beslommeringen. Er hoeft ook niet altijd een even strak schema aangehouden te worden er kan plaats gemaakt worden voor freewheelen en brainstormen. Het hoeft geen betoog dat wij, vanuit Vergaderhuis Wallekant, voorstander zijn van sessies buiten de firma. Wij geloven rotsvast in de meerwaarde die Wallekant kan bieden en doen er alles aan om onze gasten op een aangename manier doorheen deze werkdag te loodsen.


Gebaseerd op het werk ‘Death by meeting’ van Patrick Lencioni.

0 0
Feed