Hoe voorkom je ergernis rond rinkelende telefoon, collega’s die door elkaar praten, deelnemers die koste wat kost hun gelijk willen halen? Met deze 10 regels maak je je vergaderingen een pak efficiënter.

1. Hou je zelf als gespreksleider aan alle afspraken. Verbeter de vergadering, begin bij jezelf!
2. Focus op de vergadering, zonder afleiding van gsm, laptop, e.d. Moet je toch even naar een ander schermpje kijken? Neem alleen dat ene urgente telefoontje aan.
3. Vermijd bommenleggers! De gekende ‘bom’ die alle discussie platlegt en de vergadering en de sfeer negatief beïnvloedt, moet vermeden worden of in het slechtste geval direct ‘ontmanteld’. De voorzitter heeft hierin een belangrijke taak, maar een time out of een portie humor, kan snel hulp bieden.
4. Wees positief! Een positieve houding helpt om problemen te transformeren naar mogelijkheden en groei.
5. Participeer! Ook bij een conference call wordt 100% focus verwacht. Doe het niet tijdens het autorijden en voorkom afleiding om je heen. Actieve participatie zorgt voor mentale betrokkenheid waar fysieke aanwezigheid niet kan!
6. Speel niet op de man! Als voorzitter moet je het overzicht behouden van wanneer er over inhoud geargumenteerd wordt en wanneer de boodschapper geviseerd wordt. De inhoud van de meeting moet primeren boven de relatie tussen de deelnemers.
7. Het doel van de vergadering, nl. overleggen, brainstormen, besluiten nemen, … kan gehinderd worden door onderlinge ‘subgesprekken’. De voorzitter moet bewaken dat iedereen bij de centrale discussie betrokken blijft.
8. Voorbereiding! De efficiëntie en de duur van de vergadering kan enorm verbeterd worden als alle deelnemers hun ‘huiswerk’ maken en de noodzakelijke lectuur op voorhand doornemen, vragenlijsten invullen, enz.
9. Wees transparant en duidelijk. Een meeting kan alleen slagen als de deelnemers elkaar begrijpen en hetzelfde jargon gebruiken. Vergaderen is communiceren!
10. Respecteer elkaar! Respect is de basis van een vruchtbare vergadering. Vooral als de discussies hoog oplopen, is het belangrijk het ‘anders zijn’ van de collega’s te respecteren.

Gebaseerd op artikel van april 2015 van NBC Congrescenter. Nieuwegein, Nederland.