Hoe voorkom je dat je vergadering uitloopt? Wat kun je doen om eindeloze discussies te vermijden? Wat met rinkelende telefoons, binnenkomende mails en andere afleidingen? En hoe ga je eigenlijk om met thuiswerkers tijdens je vergadering? Met deze 10 regels maak je je vergaderingen een pak efficiënter.
Efficiënt vergaderen? 10 regels voor een wereld van verschil.
- Maak duidelijke afspraken en houd je er als gespreksleider ook zelf aan. Efficiënter vergaderen? Begin bij jezelf!
- Houd je focus op de vergadering. Gsm, laptop, … Ze zorgen vaak alleen maar voor afleiding. Komt er toch een dringende oproep of mail? Hou het kort en beperk je tot het absoluut nodige. Dreigt een gesprek toch wat tijd te vragen? Verontschuldig jezelf en verlaat de vergadering even. Zo is er geen onnodig oponthoud voor de vergadering.
- Wees positief! Met een positieve kijk zie je vaak mogelijkheden en groei waar anderen alleen maar problemen zien.
- Participeer! 100% focus is een must, ook als je fysiek niet aanwezig kunt zijn. Neem actief deel aan de gespekken, zo voel je jezelf meer betrokken en toon je respect voor de andere deelnemers.
- Vermijd bommenleggers! Probeer te voorkomen dat mensen alle discussies stoppen en zo de vergadering en de sfeer negatief beïnvloedt. Als voorzitter of gespreksleider is het een van je belangrijkste taken. Met een portie humor of een time out kun je het probleem wellicht snel verhelpen.
- Vermijd persoonlijke discussies. Een vergadering hoort te gaan over inhoud en niet over persoonlijke relaties of problemen tussen deelnemers. Als voorzitter is het daarom belangrijk dat je steeds het overzicht behoudt. Zo kun je snel ingrijpen indien nodig.
- Respecteer elkaar! Meningen kunnen verschillen en dat kan al eens leiden tot hoog oplopende discussies. Het is belangrijk om ook op dat moment respect te tonen voor elkaar. Naar elkaar luisteren, een andere mening respecteren, beleefd blijven, … Het zijn stuk voor stuk noodzakelijke elementen voor een succesvolle vergadering..
- Blijf bij het onderwerp en het doel van de vergadering. Onderlinge ‘subgesprekken’ kunnen er toe leiden dat het doel niet of later behaald wordt. Als voorzitter dien je er voor te zorgen dat iedereen bij de centrale discussie betrokken blijft.
- Kom voorbereid! De agenda vooraf doornemen, noodzakelijke documenten lezen, … Het vraagt wat tijd vooraf maar het zorgt wel voor een efficiëntere vergadering die dan ook minder lang hoeft te duren.
- Wees transparant en duidelijk! Een vergadering is een overlegmoment, een vorm van communicatie. Het is belangrijk dat alle deelnemers elkaar begrijpen en bijvoorbeeld hetzelfde jargon gebruiken. Vergaderen is communiceren!
Gebaseerd op artikel van april 2015 van NBC Congrescenter. Nieuwegein, Nederland.
Ook interessant in deze context:
Onze blog over de 5 grootste ergernissen tijdens vergaderingen. Lezen?
Efficiënt plannen. Efficiënter vergaderen.
Het is vandaag meer dan ooit belangrijk om weldoordacht om te gaan met vergadertijd. Om efficiënt te vergaderen maak je dan ook best enkele afwegingen voor je begint te plannen.
- Is een fysieke vergadering echt nodig?
Kan het eventueel online? Is er misschien een andere manier? - Wie moet er echt bij zijn?
Vergadertijd wordt vaak ervaren als verloren tijd. Je zorgt er daarom maar beter voor dat je alleen uitnodigt wie er echt bij moet zijn. Moeten alle deelnemers ook de hele tijd aanwezig zijn? - Waar gaat de vergadering door?
Thuiswerkers moeten zich verplaatsen en verliezen daardoor kostbare tijd. Is vergaderen op kantoor wel de beste keuze?
Vergaderhuis Wallekant: efficiënter vergaderen met resultaat.
Bij Vergaderhuis Wallekant is alles erop gericht om efficiënter vergaderen mogelijk te maken. Niet alleen vinden jullie hier alles wat jullie nodig hebben, jullie kunnen hier ook vergaderen in alle rust en privacy, zonder storende invloeden van buitenaf. Een warme huiselijke sfeer, inspirerende kunst en decoratie, ruimte voor ontspanning, … Alles in ons huis is erop gericht om creatief denken en constructief overleg te stimuleren. Zelfs voor alternatieve vergadervormen vinden jullie hier de perfecte locatie. In de tuin vergaderen? Rechtopstaand vergaderen? Een wandelvergadering? Bij Wallekant kan het allemaal.
Meer weten over ons huis en ons aanbod op maat? Contacteer ons vrijblijvend. Hebben jullie ook al een datum of periode in gedachten? Reserveer vandaag nog. Wij contacteren jullie dan om een aanbod op maat uit te werken. Zonder verplichting.