Drukke agenda’s, thuiswerk, … Een vergadering plannen is niet eenvoudig. Vergaderingen gaan daarom meestal door in het eerste tijdslot waarop alle partijen beschikbaar zijn en ja, dat kan al eens op maandagochtend om 9u zijn, of tijdens de lunch … Maar of dat een goed idee is … ?
Wij zochten het voor je uit. We gingen ook na of er missschien momenten meer geschikt zijn dan andere en vooral, of er dan zoiets is als het beste moment voor een vergadering?
Het juiste moment kiezen? Hoe doe je dat?
Niet alleen de beschikbaarheid van je deelnemers is belangrijk. Er spelen ook andere factoren mee: Het doel van je vergadering, je geplande aanpak, de vergaderbereidheid van je deelnemers, hun concentratie, … Het zijn allemaal zaken die de uitkomst van je vergadering beïnvloeden.
Een dag voor elke vergadering
Niet elke dag is zomaar geschikt voor elk vergadertype. Prik dus niet zomaar een datum maar hou ook rekening met de dag.
- Het maandaggevoel
We kennen het allemaal: Het weekend was alweer veel te kort, Er is nog heel wat werk van vorige week en er zijn de nieuwe mails van het weekend. Allemaal dringend natuurlijk. Vergaderen op maandagochtend? Hmm… - Dinsdag knaldag
Op dinsdag hebben het minst mensen vrijaf hebben en dat is alvast goed nieuws voor de beschikbaarheid van je deelnemers. De chaos van maandagochtend is weggewerkt, mailboxen zijn opnieuw onder controle,… Iedereen heeft er dus zin in en dat levert een heleboel scherpe inzichten en vooral creatieve input op. Ideaal om je op nieuwe dingen te storten. - Woensdag? Verkopen, verkopen, verkopen.
De perfecte dag voor alles wat met klantencontact en verkoop te maken heeft! En dat is ook bewezen. Vergaderen op woensdag? Als het gaat over nieuwe (extra) verkoop ben je bijna zeker van resultaat. - Donderdag. Waar staan we met … ?
Opperste concentratie, brainstormen, pro-activiteit, … Vanaf donderdag ligt het allemaal iets minder voor de hand. Maar als je deadlines voor de week wil overlopen, een tussentijdse status wil opmaken of prioriteiten wil bepalen, is donderdag de dag bij uitstek. - Vergaderen op vrijdag?
Als iedereen bezig is met het weekend en tegelijk nog een pak taken wil afwerken? Alleen als het licht en luchtig kan dan: een teambuilding, bijpraten over het werk in een sociale context, … Het kan perfect op vrijdag.
De beste tijd voor het beste resultaat
Het tijdstip van je vergadering kiezen in functie van je verhoopte resultaat, is helaas niet altijd mogelijk. Het belang ervan mag echter niet onderschat worden.
- De ochtendstond heeft goud in de mond?
Toch niet. Het is geen goed idee om vergaderingen te plannen om 9u ’s ochtends. Het kan immers al eens fout gaan in het verkeer waardoor deelnemers te laat komen. De meeste mensen zijn ’s ochtends ook net iets minder geconcentreerd. - De middagdip
Het beste moment voor je vergadering? Om 15u, na de welbekende middagdip. Tussen 15u en 17u is iedereen het meest geconcentreerd. Ideaal dus om goede resultaten te halen. - Snel resultaten halen?
Plan je vergadering dan om 11u of om 16u. Doordat je deelnemers willen lunchen op hun gewoonlijke tijd en ook graag snel huiswaarts willen keren na de werkdag, zijn ze geneigd om sneller beslissingen te nemen.
Vergaderhuis Wallekant: elke dag en elk moment de beste tijd
Het beste moment voor je vergadering? Dinsdag om 15u of je kiest voor een Wallekant-moment. Bij ons is immers elk tijdstip geschikt om resultaten te halen, wat ook je doelstellingen zijn.
Bij Vergaderhuis Wallekant vinden jullie alles wat jullie nodig hebben voor een succesvolle vergadering en we zorgen ook voor een aanbod volledig op maat van jullie wensen, inclusief catering en ontspanningsmogelijkheden. Een kookworkshop, teambuilding-activiteiten, … Het kan allemaal.
Ons devies? Jullie de vergadering en jullie doelstellingen, wij zorgen voor al de rest!
Willen jullie vergaderen op het tijdstip dat jullie het best past? Zonder jullie kansen op succes te hypothekeren? Contacteer ons voor meer informatie of reserveer nu alvast de datum van jullie voorkeur. Dan contacteren wij je vrijblijvend om een aanbod op maat uit te werken.