Huiver – of geeuw – je al als je voor de zoveelste keer een ‘meeting request’ ziet binnenrollen in je mailbox? Logisch: veel vergaderingen zijn allesbehalve zinvol. Tijdens vergaderingen ontbreekt vaak een duidelijk, afgebakend doel. Op termijn zorgt dat voor ongemotiveerde werknemers en een verminderde arbeidsproductiviteit. Laten we daar iets aan doen! Effectief vergaderen zorgt voor gemotiveerde werknemers en betere resultaten, maar hoe pak je dat aan?
De volgende tips gelden trouwens ook voor effectief online vergaderen.
Tip 1: plan ahead
Don’t: vergaderen zonder agendapunten. Als je de vergaderpunten maar verzamelt tijdens de vergadering zelf, is niemand echt voorbereid. Van effectief en efficiënt vergaderen is dus geen sprake!
Do: een georganiseerde agenda gebruiken. Lijst alle punten op die je tijdens de vergadering wilt bespreken. Zorg daarbij voor een duidelijke structuur die iedereen kan volgen.
Tip 2: respecteer tijd
Don’t: vergaderen zonder einduur. Als je te lang vergadert, ben je de aandacht van de anderen kwijt. Vergaderingen van 3, 4 uur leiden zelden tot een concreet resultaat. Bovendien is tijd erg kostbaar!
Do: de vergadering op tijd starten en eindigen. Start je meeting om 14 uur? Zorg er dan ook voor dat je effectief start om 14 uur. Las ook een realistisch einduur in, zo hou je de inhoud concreet.
Tip 3: bereid je voor
Don’t: de praktische kant vergeten. De Zoom-link ontbreekt. Of de computer staat nog niet klaar. Je geluid staat nog niet op punt, of de koffie is niet aangevuld, … allemaal voorbeelden van zaken die je het best vermijdt.
Do: op voorhand de link of opstelling vastleggen. Hoe wil je vergaderen? Denk bij virtuele vergaderingen na over de Zoom- of Teams-links en andere technische aspecten. Fysieke vergadering? Denk dan na over de ruimte en het presentatiemateriaal.
Tip 4: noteer
Don’t: uitgebreid verslag maken van alle details van de vergadering. Notules zijn geen filmscript. En zeg nu zelf: lees jij altijd alle notulen van elke vergadering? Effectief notuleren is een vaardigheid die je moet oefenen.
Do: een besluit- en actielijst maken. Hou het kort en bondig. Vat de besproken items, problemen, oplossingen en to-do’s samen in een beknopte besluit- en actielijst.
Tip 5: bepaal doelen
Don’t: zomaar naar elke meeting gaan. Ga jij in op elk vergaderverzoek? Ga enkel naar meetings die voor jou een echte meerwaarde bieden en waar je zelf een bijdrage kunt leveren. Dat is tenslotte de essentie van effectief vergaderen!
Do: een meerwaarde zijn. Wil je een nuttige vergadering? Stel dan vooraf enkele doelen op. Waarom wil je vergaderen? Wat wil je ermee bereiken? En wat kan jij bijbrengen tot de vergadering? Effectief vergaderen begint bij een goeie voorbereiding: zowel de inhoudelijke als de praktische kant.