Het is een van de meest trendy en populaire vergadervormen van het moment maar net zoals zo vaak kent het systeem zowel voor- als tegenstanders. De voorstanders van hybride vergaderen zijn daarbij vooral fan van de extra flexibiliteit. Tegenstanders hebben het eerder over het gebrek aan interactie tussen de deelnemers.
Maar hoe zit het nu echt? Zijn fysieke vergaderingen nu echt zoveel beter dan hybride vergaderingen? Wat zijn de voor- en nadelen van hybride vergaderen? En vooral hoe zorg je ervoor dat deze vorm van vergaderen ook echt resultaat oplevert? We zetten onze voornaamste conclusies en bevindingen graag voor jullie op een rij.
Wat is een hybride vergadering?
5 voordelen van een hybride bijeenkomst?
- Voordeel 1: Een grotere flexibiliteit in planning
- Voordeel 2: Kostenbesparing
- Voordeel 3: Hybride bijeenkomst? Een duurzame keuze
- Voordeel 4: 10, 100 of 1000 gasten?
- Voordeel 5: Een welkome afwisseling
6 tips voor efficiënt hybride vergaderen
- Tip 1: Kies voor de juiste ruimte
- Tip 2: Maak duidelijke afspraken
- Tip 3: Plan bewust pauzes in
- Tip 4: Positiviteit werkt
- Tip 5: Bezint eer je begint
- Tip 6: Zorg voor een gelijkwaardige beleving voor iedereen
De juiste locatie voor jullie hybride vergadering?
Wat is een hybride vergadering?
Hybride vergaderen houdt in dat je fysiek vergaderen en online vergaderen combineert. Je vergadering wordt met andere woorden bijgewoond door deelnemers die fysiek aanwezig zijn maar ook door online deelnemers. Dat heeft uiteraard zo zijn voordelen maar deze manier van vergaderen vraagt anderzijds wel om een heel eigen aanpak en vergaderruimte die beschikt over de nodige technische faciliteiten.
5 voordelen van een hybride bijeenkomst?
Voordeel 1: Een grotere flexibiliteit in planning
In deze tijden van hybride werken is niet iedereen elke dag op kantoor en dat maakt dat het vinden van een geschikt tijdstip voor een meeting een hele opdracht kan zijn. Door te kiezen voor een hybride meeting hoeven echter niet alle deelnemers fysiek aanwezig te zijn waardoor thuiswerken niet langer een beletsel is om een vergadering in te plannen.
Voordeel 2: Kostenbesparing
Een deel van je deelnemers is alleen online aanwezig? Waarschijnlijk kan een kleinere vergaderzaal dan volstaan? Bovendien betekent hybride vergaderen ook dat de reiskosten een stuk lager uitvallen en dat er een stuk minder tijd wordt verloren onderweg.
Voordeel 3: Hybride bijeenkomst? Een duurzame keuze
Minder verplaatsingen? Dat betekent ook minder CO2-uitstoot en dus een vermindering van de ecologische voetafdruk van je onderneming.
Voordeel 4: 10, 100 of meer deelnemers?
Met de juiste tools en technologie maakt het niet uit hoeveel mensen deel uitmaken van je publiek. Een laptop, microfoon, camera en de juiste software volstaan voor een online vergadering. De grootte van de ruimte? Dat hangt uitsluitend af van het aantal mensen dat fysiek samen zit.
Voordeel 5: Een welkome afwisseling voor meer betrokkenheid
Een lange en saaie vergadering wordt al gauw een stuk minder saai als het publiek af en toe varieert. En dat is alleen maar goed voor de betrokkenheid van alle aanwezigen en het efficiënte verloop van jullie bijeenkomst.
6 tips voor efficiënt hybride vergaderen
Er is een wezenlijk verschil tussen online en hybride vergaderen. Er is dan ook een compleet andere aanpak nodig om van jouw hybride vergadering ook een succes te maken. We geven je graag 6 tips om het maximum te halen uit jullie meeting.
Tip 1: Kies voor de juiste ruimte
Wil je een hybride vergadering organiseren? Dan dient je vergaderruimte te beschikken over een aantal specifieke vereisten:
- Is er een voldoende snelle en stabiele internet verbinding voor videobellen?
- Beschikt de ruimte over een degelijke geluidsinstallatie?
- Is het mogelijk om alle aanwezigen goed in beeld te brengen?
- Is er een voldoende groot scherm aanwezig?
Kortom: voor een succesvolle meeting, dient de juiste techniek beschikbaar te zijn. En een inspirerend kader zoals hier in Vergaderhuis Wallekant helpt uiteraard ook.
Tip 2: Maak duidelijke afspraken
Goede afspraken maken goede vrienden en in dit geval ook een succesvolle hybride vergadering. Omdat er zowel online als fysieke deelnemers zijn, is het van het grootste belang dat alle deelnemers zicht hebben op wie, wat, waar en wanneer aan bod komt.
Het geldt natuurlijk voor alle vergaderingen maar wanneer je online en fysiek vergaderen met elkaar combineert, is een perfecte voorbereiding en organisatie een absolute must. Wil je echt productief kunnen samenwerken?
- Zorg voor een duidelijke en volledige agenda die je vooraf deelt met alle deelnemers.
- Stel een realistische en strakke timing op (en zie er ook streng op toe dat die gevolgd wordt).
- Geef duidelijk aan wie wanneer aanwezig moet zijn en welke topics op dat moment aan bod zullen komen.
Tip 3: Plan bewust pauzes in
Work hard and play harder… Het is niet zomaar een quote maar een waarheid als een koe. Om goed te kunnen presteren, is het ook nodig om op tijd te kunnen ontspannen. Zorg dus voor voldoende pauzemomenten tijdens jullie hybride overleg en communiceer daarover.
Kies de tijdstippen zorgvuldig uit. Houd rekening met de informatie die op dat moment aan bod komt. Een moeilijk thema? Een pauze achteraf kan wonderen doen voor de productiviteit, al helemaal als je op dat moment pakweg een spel of fysieke activiteit inplant.
Neem deze momenten ook op in de agenda.
Tip 4: Positiviteit werkt
Vergaderen is leuk. Je kunt daar tenminste toch voor zorgen. Dat betekent uiteraard niet dat je moeilijke onderwerpen uit de weg gaat maar wel dat je let op de toon van de discussies. Aarzel vooral niet om anekdotes te vertellen, laat ruimte voor een kwinkslag, kies voor een luchtige en ontspannen aanpak.
Tip 5: Neem de tijd om alle apparatuur te testen
Ga voor het begin van de bespreking na of alles goed werkt. Werkt de internetverbinding? Zijn beeld en geluid in orde? Start alvast de nodige software op en controleer de werking. Zo voorkom je onnodige onderbrekingen en irritaties tijdens jullie gesprekken.
Tip 6: Zorg voor een gelijkwaardige beleving voor iedereen
Zorg ervoor dat zowel wie online deelneemt als wie fysiek aanwezig is, evenveel aan bod komt tijdens momenten van hybride samenwerken. Zo zorg je voor voldoende betrokkenheid bij iedereen en stimuleer je onderlinge interactie. En zo kom je natuurlijk sneller tot waardevolle conclusies en resultaten.
Vergaderhuis Wallekant: vergaderruimte, inspiratie, ontspanning, …
Of je nu kiest voor fysiek of hybride vergaderen, bij Wallekant vind je alles wat je nodig hebt om jullie vergadering succesvol te laten verlopen. Ons huis omvat verschillende sfeervol ingerichte vergaderzalen die uitgerust zijn met de modernste technieken. Videobellen of projecteren vanop je eigen laptop? Geen probleem.
Het huis is trouwens volledig van jullie. Jullie kunnen dus ook gebruik maken van de keuken, de badkamer, de biljartzaal, de living en de tuin. En, indien jullie dat wensen, zorgen we ook met plezier voor catering of een leuke teambuilding activiteit.
Meer weten over ons aanbod? Neem contact met ons op of reserveer alvast de datum van jullie voorkeur. Dan nemen wij contact op met jou om alle details te bespreken en een aanbod op maat uit te werken.