“Een vergadering is een bijeenkomst die te lang duurt.” Het zijn de woorden van de Nederlandse econoom Gerard Kuper. Uit een recente studie van de UGent blijkt bovendien dat niet minder dan 17,9% van de Vlaamse werknemers vindt dat zijn laatste vergadering te lang geduurd heeft. Daarnaast vinden we ook dat vergaderingen vaak zorgen voor meer stress en werklast. Het resultaat? Minder interesse en betrokkenheid bij de deelnemers, minder interactie en bijgevolg weinig concrete resultaten.
Met de juiste aanpak en een beetje extra inspanning is het echter mogelijk om bovenstaande perceptie om te draaien. Hier bij Vergaderhuis Wallekant focussen we daarom vooral op welzijn tijdens vergaderingen. Het is onze ervaring dat dit leidt tot meer productiviteit en vooral ook resultaten die de verwachtingen ver overstijgen. We lichten in deze blog graag toe waarom we voor deze aanpak gekozen hebben.
Effectief vergaderen: focus op welzijn tijdens vergaderingen
- Gevoel van veiligheid in vergaderingen
- Over het belang van de juiste vergaderzaal en -locatie
- Werken aan welzijn tijdens vergaderingen
Vergaderhuis Wallekant: welzijn en comfort als basis voor jouw succes
Gevoel van veiligheid in vergaderingen
Vergaderingen zijn plekken waar we onze mening en ideeën delen, waar beslissingen worden genomen en problemen worden opgelost. Tijdens een vergadering leren we bovendien dingen bij en werken we samen. Open communicatie, een sfeer van vertrouwen, wederzijds respect en zelfvertrouwen zijn dan ook onontbeerlijk om onze doelstellingen te bereiken.
Eén en ander is echter niet mogelijk als niet alle deelnemers zich tijdens de vergadering veilig voelen. Het gaat dan over het gevoel dat je helemaal jezelf kunt zijn en vrijuit je ideeën en meningen mag delen zonder angst voor eventuele negatieve gevolgen. Het gaat over een vergadercultuur die mensen stimuleert om al eens een risico te nemen, om hun angst om fouten te maken los te laten. Het gaat over een cultuur van wederzijds respect waarbinnen constructieve feedback centraal staat.
Het resultaat daarvan? Deelnemers die meer betrokken zijn, komen creatiever uit de hoek. Je komt daardoor als groep gemakkelijker tot innovatieve ideeën en slaagt erin om problemen gemakkelijker op te lossen. En dat leidt er dan op zijn beurt toe dat het team meer vertrouwen krijgt, meer tevreden is en beter presteert.
Over het belang van de juiste vergaderzaal en -locatie
Een vergadering in een kamer zonder natuurlijk licht? Een bijeenkomst in een kale vergaderzaal? Meetings in een lichte ruimte met voldoende verse lucht? Vergaderen in een warm aangeklede ruimte? Overleggen in een vergaderzaal op kantoor of net niet? Vergaderruimtes zijn er in tal van gedaanten en vormen. Welke je kiest hangt uiteraard vooral af van jullie eigen voorkeur, prioriteiten, budget en voor een deel zelfs van het doel van de vergadering.
Om jullie kansen op een succesvolle vergadering te vergroten, houd je echter best ook rekening met onderstaande zaken:
- Een ruimte met voldoende natuurlijk licht zorgt voor meer productieve deelnemers
- Voldoende ventilatie en aanvoer van verse lucht dragen bij aan het algemene welzijnsgevoel van je deelnemers
- Een gezond en comfortabel binnenklimaat zorgt voor een groter comfortgevoel
- Een warm aangeklede vergaderruimte zorgt voor een groter veiligheidsgevoel
- Kunst en muziek kunnen aanleiding geven tot meer creatieve ideeën en oplossingen
- Een externe vergaderlocatie bij voorkeur in een groene omgeving vermindert angsten en stimuleert zelfvertrouwen.
Ons huis werd trouwens volledig ontworpen en aangekleed rekening houdend met bovenstaande zaken. Alles in Vergaderhuis Wallekant is erop gericht om jullie gevoel van welzijn te verhogen. Een warme en huiselijke sfeer, een tuin, ontspanningsmogelijkheden binnen en buiten, … En je kunt hier natuurlijk ook vergaderen in vergaderruimtes die voorzien zijn van alles wat jullie nodig hebben.
Werken aan welzijn tijdens vergaderingen
Er zijn verschillende strategieën mogelijk om te werken aan een hoger welzijn tijdens vergaderingen.
- Een positieve, veilige en ondersteunende vergadercultuur
Zorg ervoor dat iedereen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt, creëer een sfeer van open communicatie en let erop alle deelnemers aan het woord te laten. - Een goede planning en organisatie
Een agenda met duidelijke agendapunten, voldoende voorbereidingstijd, … Het zijn zaken die zorgen voor meer concentratie en lagere stressniveaus. - Een gezonde aanpak
Voorzie voldoende pauzes en/of bewegingsmomenten. Misschien kan staand vergaderen zorgen voor wat welkome afwisseling. En wat denken jullie eigenlijk van een wandelvergadering?
Hier bij Vergaderhuis Wallekant ondersteunen we jullie daar graag bij. We zorgen uiteraard alvast voor goed geventileerde en comfortabele vergaderruimtes maar we voorzien ook gezonde snacks als tussendoortje, water, … En we helpen jullie ook met plezier bij het vinden van een leuke extra activiteit.
Vergaderhuis Wallekant: welzijn en comfort als basis voor jouw succes
BIj ons staan jullie centraal of beter, jullie vergadersucces en daarom besteden we bij Wallekant ook aandacht aan jullie welzijn tijdens vergaderingen. Wij creëren voor jullie het ideale biotoop om jullie creativiteit, vertrouwen en zelfvertrouwen te laten groeien. Perfect uitgeruste vergaderruimtes, een heerlijk comfortabele en huiselijke omgeving, tal van ontspanningsmogelijkheden binnen en buiten, een grote tuin en nog veel meer. Bekijk ons aanbod voor een volledig overzicht van de mogelijkheden. Wist je trouwens al dat we jullie ook met veel plezier helpen met tips en ideeën voor leuke teambuilding activiteiten? En met een cateringaanbod op maat? Neem dus contact op met jullie vraag of vragen. We werken graag een aanbod op maat uit.