La plupart des réunions ont lieu au bureau et sont rapidement intercalées. Une heure est fixée dans l’agenda et les participants se réunissent pendant une heure pour discuter des questions importantes. Parfois, votre emploi du temps est déjà trop chargé pour participer à la réunion, mais vous devez quand même y être… Pendant la réunion, vous avez du mal à vous concentrer, car votre esprit est focalisé sur toutes les autres tâches qui vous attendent. Cette situation vous semble-t-elle familière ? Dans ce cas, il serait peut-être utile de proposer des réunions à l’extérieur à votre équipe ! Il y a de fortes chances que vous reveniez ensuite au bureau en débordant de créativité, de bonnes idées et avec des projets clairs. Mais il y a beaucoup d’autres avantages.
1. Une source d’inspiration pour de nouvelles idées
Les réunions à l’extérieur ont un effet positif sur le déroulement de la réunion. Le changement d’environnement favorise l’apparition des idées nouvelles. Puisez votre inspiration dans une salle de réunion spacieuse et source d’énergie en dehors des locaux de votre entreprise. Se réunir dans un nouveau lieu permet de jeter un regard neuf sur certaines questions et garantit un niveau d’attention et de concentration plus élevé des participants. De cette façon, chacun des participants adopte un comportement actif, ce qui crée une énergie positive au sein du groupe.
2. Prise de conscience de l’urgence
La concentration lors d’une réunion à l’extérieur est souvent plus élevée. Pourquoi ? Nous partons du principe que lorsque vous vous déplacez dans un lieu extérieur à vos locaux avec un groupe, vous vous y rendez volontairement pour obtenir des résultats. Le cadre permet de donner de l’importance à la réunion, qui devient un objectif prioritaire. Tout d’abord, les participants à la réunion seront moins susceptibles d’annuler. En outre, les participants se sentiront plus impliqués et plus proactifs.
3. Prendre du temps pour les réunions
Une différence majeure entre les réunions organisées au bureau et celles qui se tiennent en dehors tient dans le fait qu’une demi-journée, voire une journée leur est consacrée. Il ne s’agit pas d’une courte réunion d’une heure, au cours de laquelle tous les points sont abordés le plus rapidement possible. Lors d’une réunion à l’extérieur, on prend le temps de passer en revue tous les points et projets afin d’établir un plan d’action clair. Cela évite aux participants de se sentir pris par le temps en pensant déjà à leurs rendez-vous ou aux tâches à effectuer après la réunion.
4. Pas de distractions provenant de l’extérieur
Au bureau, les distractions venant de l’extérieur sont légion, notamment les appels transférés, les e-mails entrants et les bruits dans le couloir. En outre, vous devez composer avec le train-train quotidien, vous rendre sempiternellement dans le même lieu de travail. En vous isolant de votre travail quotidien en équipe ou en entreprise, vous éliminez les sources de distraction. Vous pouvez ainsi mieux vous concentrer.
5. Gain de productivité
Étant donné que la réunion à l’extérieur se déroule dans une atmosphère qui est source d’inspiration, propice à la concentration et à l’efficacité, elle est plus productive qu’une réunion organisée au bureau. Vous pouvez ensuite retourner au bureau en ayant fait le plein de nouvelles idées, défini des projets précis et trouvé des solutions potentielles !
6. Nous nous occupons de tout
Lorsque nous recevons des groupes dans nos locaux, nous assurons généralement la gestion de la restauration et prévoyons les équipements nécessaires au déroulement de la réunion. De cette façon, vous n’avez pas à vous inquiéter de savoir si tout le monde a suffisamment d’eau ou de café. Vous êtes pris en charge. Vous devez uniquement nous préciser si vous souhaitez que nous nous occupions des démarches pour le déjeuner ou si vous souhaitez que nous mettions des en-cas à votre disposition.
7. L’expérience sur place
Les lieux de réunion externes proposent des services spécialisés qui garantissent le déroulement optimal de votre réunion. Vous bénéficiez dès lors d’installations et d’une restauration de qualité. Les salles de réunion disposent d’un équipement optimal, notamment l’Internet haut débit, un projecteur de qualité, des tableaux à feuilles mobiles, des blocs-notes, des post-its, etc.
8. Faites une pause !
Pensez à prévoir une pause pendant la réunion. Cela permet aux participants de se promener un peu, de se dégourdir les jambes et de revenir plus concentrés. Ne vous y trompez pas : après quelques heures de réunions consécutives, une petite sieste ne sera pas du luxe. Vous pouvez également profiter de ce moment pour prévoir une activité amusante. Vous pourrez ainsi vous changer les idées afin de terminer la journée de travail dans les meilleures conditions possible.
9. Teambuilding
Faites en sorte de conclure efficacement la réunion à l’extérieur ! Après une séance de brainstorming ou une réunion intensive, il est agréable de prendre un moment pour faire une activité amusante en groupe. Allez prendre un verre ou déguster un bon repas tous ensemble pour prolonger l’ambiance positive de la réunion. Cela vous permettra d’entretenir la dynamique de groupe et d’apprendre à mieux vous connaître. Ce type d’initiatives favorisera la collaboration au sein de l’équipe ou de l’entreprise.
Sans oublier l’attrait du lieu de la réunion, source d’inspiration.
Source : Ondernemersbelang 12 octobre 2018
10. La nouvelle norme
Suite à la crise du coronavirus, le télétravail et le travail à domicile sont devenus la nouvelle norme. Ce mode de fonctionnement augmenterait la productivité de certaines réunions. Nous perdons moins de temps sur la route . Nous devons naturellement tirer parti des enseignements de cette expérience et en conserver les aspects positifs une fois la crise du coronavirus terminée.
Néanmoins, nous ne devons pas négliger le phénomène du « team out » : les collaborateurs se sentent moins impliqués les uns vis-à-vis des autres et par rapport à l’entreprise. Dès lors, il est très important de se voir « en chair et en os » de temps en temps, afin de resserrer les liens.