Comment éviter les désagréments liés aux téléphones qui sonnent, aux collègues qui se parlent, aux participants qui veulent avoir raison à tout prix ? En respectant les dix règles qui suivent, vous rendrez vos réunions beaucoup plus efficaces.

1. En tant que modérateur des débats, veillez à toutes les mettre en application. Commencez par vous remettre en question si vous souhaitez améliorer la qualité de la réunion !
2. Concentrez-vous sur la réunion, sans vous laisser distraire par un téléphone portable, un ordinateur portable, etc. Devez-vous réellement regarder un autre écran ? Prenez uniquement les appels urgents.
3. Évitez les « saboteurs » ! Il est impératif d’éviter ou, dans le pire des cas, de « désamorcer » immédiatement le fameux « saboteur » qui paralyse toute discussion et affecte négativement la réunion et l’atmosphère. Le président a un rôle important à jouer à cet égard, mais un temps mort ou un peu d’humour peut se révéler fort utile.
4. Soyez positif ! Une attitude positive contribue à transformer les problèmes en opportunités et en croissance.
5. Participez ! Lors d’une visioconférence, une concentration de tous les instants est également essentielle. N’effectuez pas de visioconférence lorsque vous êtes au volant et évitez toute distraction autour de vous. La participation active garantit l’implication mentale lorsqu’il n’est pas possible d’être présent physiquement !
6. Ne prenez personne à partie ! En tant que président, vous devez conserver une vue d’ensemble afin de discerner si les arguments portent sur le contenu ou si c’est le messager qui est visé. Le contenu de la réunion doit primer sur la relation entre les participants.
7. L’objectif de la réunion, c’est-à-dire l’échange d’idées, le brainstorming, la prise de décisions, etc., peut être entravé par des « sous-discussions » mutuelles. Le président doit veiller à ce que tous les participants continuent à s’investir dans la discussion centrale.
8. Préparation ! L’efficacité et la durée de la réunion peuvent être grandement améliorées si tous les participants font leurs « devoirs » et lisent les documents nécessaires à l’avance, remplissent les questionnaires, etc.
9. Soyez transparent et clair. Une réunion ne peut réussir que si les participants se comprennent et utilisent le même jargon. Se réunir, c’est communiquer !
10. Respectez-vous les uns les autres ! Le respect est le fondement d’une réunion fructueuse. Il est important de respecter « la différence » des autres participants, surtout lorsque les discussions deviennent houleuses.

Basé sur un article d’avril 2015 du NBC Congress Centre. Nieuwegein, Pays-Bas.