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7 conseils pour de meilleures réunions en ligne

Ces dernières semaines, de nombreuses entreprises et organisations ont de plus en plus recouru aux réunions en ligne. Nous avons d’ailleurs été nombreux à constater les difficultés de cet exercice. En effet, nous sommes faits pour nous réunir assis autour d’une table. Compte tenu de l’impossibilité actuelle d’organiser les réunions de façon classique, quelles mesures pouvez-vous prendre ?

1. Choisissez le logiciel adéquat

À titre temporaire, Google et Microsoft offrent gratuitement leurs logiciels de réunions professionnels et Smartschool lance Smartschool Live.

Google Hangouts Meet vous permet d’ajouter 250 participants à une réunion.
Microsoft Teams est similaire à Slack et offre des fonctionnalités de visioconférence, de discussion instantanée et de partage de fichiers.

Whereby est gratuit jusqu’à 4 personnes. Vous ne devez rien télécharger. Il vous suffit de cliquer sur une URL pour rejoindre immédiatement la bonne salle de réunion.

2. Optez pour une connexion Internet stable

Il est recommandé d’opter pour une connexion Internet câblée dans la mesure du possible.
Les connexions réseau Wi-Fi et 4G sont souvent moins stables.

3. Connectez-vous à temps

Vous pouvez utiliser le temps que vous passeriez normalement au bureau pour préparer brièvement une réunion afin de dénicher les identifiants de connexion et d’ajouter des points d’action.

Rien n’est plus impoli que de faire attendre des clients ou des collègues.

4. Faites attention aux bruits ambiants

Utilisez de préférence un système qui prend en charge l’audio HD ; vous aurez ainsi l’impression de tous être dans la même pièce.

N’oubliez pas que les personnes qui se trouvent de l’autre côté de l’écran peuvent entendre et/ou voir vos enfants et/ou votre chien.

Inutile de dire qu’il est hors de question de mâcher un chewing-gum… Un microphone insonorisant peut s’avérer utile à cet égard. Mettez le son de votre micro en sourdine si vous ne prenez pas la parole pendant longtemps.

5. Assurez-vous que tout fonctionne

Si vous dirigez la réunion, préparez la présentation à l’avance afin qu’elle puisse être lancée efficacement. C’est très dérangeant lorsque la moitié des participants sont difficiles à comprendre ou que l’image transmise par leur webcam est de mauvaise qualité. Quelques conseils :

Il est recommandé d’utiliser un bon casque d’écoute (chargé).
Vérifiez régulièrement les accessoires utilisés.
Ne vous mettez pas dos à une fenêtre. Le contre-jour vous plonge dans l’obscurité totale.

6. Faites preuve d’organisation

Envoyez l’ordre du jour à temps à tous les participants. Désignez un président, qui sera chargé de présenter la façon de procéder au début de la réunion. Il est possible de rendre la réunion plus vivante à l’aide de documents et de présentations. Veillez à fermer les pages Internet non pertinentes.

Indiquez quand vous voulez parler, par exemple en utilisant l’icône en forme de « main » dans la discussion instantanée. Évitez de porter un pyjama lors d’une visioconférence.

7. Concentrez-vous

Évitez de consulter Facebook, Twitter ou Instagram ! Si vous perdez votre concentration, vous ne pouvez plus apporter une contribution utile et vous avez beaucoup de chances de rater des informations importantes. Cela peut aussi donner lieu à des malentendus.

Étant donné que cette façon de se réunir nécessite souvent plus de temps et de concentration que lors d’une réunion « physique », il est préférable d’en tenir compte lors de la définition du temps prévu et du planning.

Il peut être utile d’utiliser une partie de votre écran pour prendre des notes. Pour ce faire, vous pouvez par exemple utiliser une page Google Docs ou passer par Office 365 et Trello.

Sources utilisées : notamment « KPN zakelijke », « VRTNWS »

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