L’exemple présenté par la suite sera très reconnaissable pour de nombreuses équipes. Malgré beaucoup d’efforts et de bonne volonté, les réunions organisées sont inefficaces.

Dans une vaine tentative de limiter les pertes de temps, les entreprises ont tendance à prévoir de grandes réunions du personnel qui mélangent tous les sujets : politique des coûts, fusions éventuelles, stratégies de vente, etc.

Ce type d’organisation entraîne des contrariétés et des problèmes bien connus :

• Le premier point à l’ordre du jour est tiré en longueur, car les participants savent qu’ils ont encore du temps pour aborder quelques autres points… plus tard.
• Il faut ensuite à nouveau trois quarts d’heure pour traiter le second point de la réunion.
• Au cours du dernier quart d’heure, il reste encore trois points importants à aborder.
• La réunion dure 20 minutes de plus que prévu
• Une fois de plus, il est impossible de respecter l’agenda de la journée. Les collaborateurs commencent la réunion suivante avec du retard.
• Un certain nombre de participants sont contrariés, car leur sujet a été évacué en cinq minutes.
• Par ailleurs, l’ordre du jour ne laisse pas de place pour un brainstorming libre.
• L’un des participants est contrarié, car aucune activité de teambuilding n’est organisée.
• Le président se sent épuisé et s’étonne que tant de personnes soient mécontentes

Afin d’éviter ces difficultés, il est essentiel de bien organiser vos réunions et de les répartir en fonction de leur objectif. On distingue dès lors 4 types de réunions :

• L’actualisation quotidienne
• La tactique de la semaine
• La stratégie mensuelle
• La séance trimestrielle

1. L’actualisation quotidienne

Les membres de l’équipe expliquent en cinq minutes les tâches qu’ils ont prévu de faire pendant la journée. Cela permet d’éviter les ambiguïtés et les malentendus et de garantir de ne rien oublier. Les participants doivent rester debout pendant la réunion.

2. La réunion tactique hebdomadaire

Tout d’abord, chaque membre de l’équipe présente les trois principales activités de sa semaine. Ensuite, on présente le rapport sur l’état d’avancement : recettes, dépenses, satisfaction des clients, etc. C’est seulement à ce moment-là que l’ordre du jour est établi, en fonction des activités de chacun, afin que la réunion soit pertinente et efficace. Les questions tactiques doivent être abordées afin de ne pas compromettre les objectifs à court terme. Le président de la réunion doit tenir compte des questions stratégiques soulevées pendant la réunion et indiquer qu’elles seront abordées lors de la réunion stratégique (mensuelle).

3. Réunion mensuelle et stratégique

C’est une occasion de débattre des questions fondamentales liées à l’entreprise, d’effectuer des analyses et de prendre des décisions. Un créneau de deux heures peut être attribué à chaque point de l’ordre du jour, afin que les participants aient le sentiment d’avoir le temps de traiter ces questions sans devoir se presser. Parvenir à libérer l’emploi du temps de cadres pendant trois ou quatre heures n’est pas une sinécure, mais c’est néanmoins nécessaire. En outre, le fait de procéder à des recherches et de préparer la réunion peut contribuer à son efficacité, ainsi qu’à la volonté de participer à un débat ouvert et honnête, sans crainte de conflit.

4. Séances trimestrielles à l’extérieur