Vous frissonnez – ou bâillez – lorsque vous voyez une « demande de réunion » arriver dans votre boîte aux lettres ? C’est logique : de nombreuses réunions sont tout sauf utiles. Les réunions manquent souvent d’un objectif clair et défini. À long terme, cela entraîne une démotivation des employés et une baisse de la productivité. Mener une réunion efficace garantit ainsi des employés motivés et de meilleurs résultats. Comment s’y prendre, comment organiser une réunion de travail efficace ?
Conseil 1 : planifiez à l’avance
Ne pas faire : les réunions sans points à l’ordre du jour. Si vous vous contentez de collecter les points de rencontre pendant la réunion elle-même, personne n’est vraiment préparé. Il n’est donc pas question de réunions efficaces et efficientes !
Faire : utiliser un agenda organisé. Dressez la liste de tous les points que vous souhaitez aborder lors de la réunion. Fournissez une structure claire que chacun peut suivre.
Conseil 2: respect du temps
Ne pas faire : les réunions sans fin. Si vous vous rencontrez trop longtemps, vous perdez l’attention des autres. Les réunions de 3 ou 4 heures aboutissent rarement à des résultats concrets. En outre, le temps est très précieux !
Faire : commencer et terminer la réunion à l’heure. Votre réunion commence-t-elle à 14 heures ? Alors assurez-vous de commencer réellement à 14 heures. Prévoyez une heure de fin réaliste pour que le contenu reste concret.
Conseil 3 : préparez-vous
Ne pas faire : oublier le côté pratique. Le lien Zoom manque. Ou l’ordinateur n’est pas encore prêt. Votre son n’est pas encore au point, ou le café n’a pas été réapprovisionné, … autant d’exemples de choses à éviter.
Faire : établir à l’avance la composition ou le lien. Comment voulez-vous vous rencontrer ? Pour les réunions virtuelles, pensez aux liens Zoom ou Teams et aux autres aspects techniques. Rencontre physique ? Pensez ensuite à la salle et au matériel de présentation.
Conseil 4 : notez
Ne pas faire : faire un rapport détaillé de tous les détails de la réunion. Les notes ne sont pas un scénario de film. Et admettons, personne ne lit toujours toutes les notes de chaque réunion.
Faire : établissez une liste de décisions et d’actions. Soyez bref et allez droit au but. Résumez les points discutés, les problèmes, les solutions et les tâches à accomplir dans une liste concise de décisions et d’actions.
Conseil 5 : définissez les objectifs
Ne pas faire : allez à toutes les réunions. Acceptez-vous toutes les demandes de réunion ? N’assistez qu’aux réunions qui présentent une réelle valeur ajoutée pour vous et auxquelles vous pouvez apporter votre contribution. Après tout, c’est l’essence même de mener une réunion efficace !
Faire : être une valeur ajoutée. Vous voulez une réunion utile ? Ensuite, fixez des objectifs à l’avance. Pourquoi voulez-vous vous rencontrer ? Et que pouvez-vous apporter à la réunion ? Mener une réunion efficace commence par une bonne préparation : tant sur le plan du contenu que sur le plan pratique.