De meeste vergaderingen vinden plaats op kantoor en worden even snel tussendoor gedaan. In de agenda wordt een tijdstip ingeschoten en vervolgens komen jullie een uur bij elkaar om de belangrijke zaken te bespreken. Soms heb je het veel te druk voor de vergadering, maar je moet er toch bij zijn… En terwijl je bij de vergadering zit, ben je er niet helemaal bij, omdat je met je hoofd bij je drukke agenda zit. Komt dit je bekend voor? Wellicht is een goed idee om vergaderen buiten kantoor aan het team te introduceren! Grote kans dat jullie daarna met creativiteit, goede ideeën en duidelijke plannen terug naar kantoor gaan. Maar er zijn nog veel andere voordelen…
1. Inspirerend: nieuwe ideeën
Vergaderen buiten de deur heeft een positief effect op het verloop van de vergadering. Een nieuwe ruimte zorgt namelijk voor nieuwe ideeën. Laat je inspireren door de ruimte en de energie van een vergaderruimte buiten de deur. Een nieuwe locatie zorgt voor nieuwe indrukken en zorgt ervoor dat deelnemers beter opletten en meer geconcentreerd zijn. Op die manier doet iedereen actief mee en ontstaat er positieve energie in de groep.
2. Besef van urgentie
De concentratie bij een vergadering buiten de deur ligt vaak hoger. Hoe dit kan? Wij geloven erin dat wanneer je een locatie met een groep bezoekt (die buiten het eigen kantoor is), je bewust met z’n allen naar een plek gaat voor resultaten. Het geeft prioriteit en lading aan de bijeenkomst. Allereerst zullen deelnemers aan de vergadering minder snel geneigd zijn om af te zeggen. Daarnaast zullen de deelnemers zich meer betrokken voelen én proactief opstellen.
3. Tijd nemen voor vergaderen
Een groot verschil tussen op kantoor vergaderen en buiten kantoor vergaderen, is dat er een dag of dagdeel ingepland wordt voor de vergadering. Het gaat niet om even een uurtje vergaderen, waarin zo snel mogelijk alle punten besproken worden. Tijdens vergaderingen buiten de deur wordt de tijd genomen om alle punten en plannen door te spreken om vervolgens een duidelijk plan van aanpak op te stellen. Hierdoor voorkom je dat deelnemers op hete kolen zitten en in hun hoofd al bezig zijn met hun afspraken of werkzaamheden na de vergadering.
4. Geen afleiding van buitenaf
Op kantoor heb je veel afleiding van buitenaf, zoals telefoontjes die doorgestuurd worden, e-mailtjes die binnenkomen en rumoer op de gang. Daarnaast heb je te maken met de sleur van dag in, dag uit op hetzelfde kantoor. Door je als team of bedrijf af te sluiten van de dagelijkse werkzaamheden, wordt je niet langer afgeleid. Hierdoor kunnen jullie je beter concentreren.
5. Productiever
Doordat de vergadering buiten de deur inspirerend, geconcentreerd en efficiënt verloopt, is een vergadering ook productiever dan wanneer je een vergadering op kantoor houdt. Jullie kunnen weer terug naar kantoor met nieuwe ideeën, plannen en mogelijke oplossingen!
6. Je wordt volledig ontzorgd
Wanneer je buiten de deur gaat vergaderen, worden de catering en faciliteiten meestal uit handen genomen. Daardoor hoef je je niet druk te maken of iedereen genoeg koffie en/of water heeft. Daar wordt voor gezorgd. Het enige wat er doorgegeven hoeft te worden, is of jullie wel of geen verzorgde lunch willen en of er tussendoor snacks gewenst zijn.
7. Ervaring van de locatie
Externe vergaderlocaties zijn erin gespecialiseerd om jullie vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen. Dit resulteert in goede faciliteiten en catering. De locaties zijn voorzien van de beste benodigdheden, zoals snel internet, een goede projectie en beamer, flip-overs, notitieboekjes, post-its, etc.
8. Neem een break!
Het is goed om tijdens de vergadering even een break in te plannen. Hierdoor kunnen deelnemers even een rondje lopen, de benen strekken en geconcentreerder terugkomen. Want vergis je niet: van een aantal uur achter elkaar vergaderen, dut je wel een beetje in. Dit moment kun je ook even gebruiken om een leuke activiteit in te plannen. Even je hoofd legen, om vervolgens weer door te kunnen!
9. Teambuilding
Sluit de vergadering buiten de deur goed af! Na een intensieve brainstormsessie of vergadering is het een goed idee om een moment te pakken om met elkaar een leuke activiteit te gaan doen. Houd die positieve energie vast en ga met elkaar borrelen of eten. Hierdoor houd je de groepsdynamiek vast en leer je elkaar beter kennen. Dit bevordert de verdere samenwerking in het team of bedrijf.
10. Het nieuwe normaal
Deze coronatijd heeft tele- en thuiswerk als regel geïnstalleerd. Het verhoogt de productiviteit van sommige vergaderingen, horen we. We verliezen minder tijd op de weg. Natuurlijk. En we dienen zeker de positieve kanten van deze ervaring mee te nemen naar het post-corona tijdperk.
Er duikt echter het fenomeen op van team-out: medewerkers zijn minder betrokken tot elkaar en tot het bedrijf. Daarom is het écht wel belangrijk elkaar af en toe eens ‘live’ te zien. Connectie maken.
Bron: punt 1 tot 9: Ondernemersbelang 12 oktober 2018