Een succesvolle meeting met een grotere groep mensen? Hier bij Wallekant weten we uit ervaring dat zoiets niet echt voor de hand ligt, zelfs niet met een groep van slechts 14 deelnemers zoals bij ons vaak het geval is. Ikzelf ben dan ook een groot voorstander van het gebruik van break out rooms of aparte ruimtes.
Zo’n break-out room gebruiken biedt immers tal van voordelen. In deze blog wil ik hier graag meer in detail op ingaan en reik ik graag ook enkele tips aan om een en ander vlot te laten verlopen.
Hoe break-out rooms bijdragen aan jouw vergaderresultaat.
- Wat is een break-out room?
- Waarom break-out rooms gebruiken?
- Meerdere vergaderruimtes gebruiken? Welke aanpak werkt?
Vergaderhuis Wallekant: jouw vergadering van A tot Z. Helemaal op maat.
Wat is een break-out room?
Breakout rooms worden wel eens brainstormruimtes genoemd. Het zijn eigenlijk aparte vergaderruimtes waarin een kleine groep mensen samen kunnen brainstormen, discussiëren of zoeken naar oplossingen voor een probleem.
Hier bij Wallekant hebben we er zo twee, beide op de eerste verdieping en beide inbegrepen in jullie prijs. Net zoals de grote zaal op de benedenverdieping, beschikken ze over alles wat je nodig hebt voor een succesvol overleg. Er zijn flipcharts en met de aanwezige Smart TV behoren zelfs hybride meetings tot de mogelijkheden.
Tip: Bij mooi weer kunnen jullie ook kiezen voor sessies in de tuin of in de natuur. Ook dat vergroot jullie kansen op succes. Lees er alles over in onze blog over wandelvergaderingen
Waarom break-out rooms gebruiken?
Door gebruik te maken van break-out rooms kun je een grote groep opsplitsen in een aantal kleinere groepjes die in een aparte vergaderruimte geplaatst worden.
Tijdens zo’n sessie in een aparte vergaderruimte kunnen de geselecteerde deelnemers dan bijvoorbeeld werken aan een specifiek onderwerp of deelaspect van het grotere probleem. Je kunt er op die manier zelfs voor kiezen om bijvoorbeeld specialisten ter zake samen te brengen. Zij kunnen zich dan focussen op één deel van het probleem, terwijl een ander groepje of de rest van de groep zich buigt over een totaal ander topic of werkt aan het grotere verhaal.
Zelf heb ik al meermaals ervaren dat een dergelijke aanpak:
- efficiënter is
- meer creatieve oplossingen oplevert
- zorgt voor meer interactie tussen de deelnemers
Overigens is het zo met een beetje creativiteit ook eenvoudig mogelijk om de verschillende sessies aangenamer te laten verlopen voor iedereen.
Nadelen van vergaderen met een grote groep
- Slechts een beperkt aantal deelnemers neemt actief deel aan de gesprekken. Het overgrote deel van de groep hult zich in stilzwijgen of neemt slechts zelden het woord.
- Mensen praten door elkaar. Vaak zorgt die voor nog minder interactie en bovendien wordt het voor jou als gespreksleider moeilijker om de hoofd- van de bijzaken te onderscheiden.
- Groepsdruk zorgt ervoor dat de meest creatieve ideeën niet vermeld worden.
Meerdere vergaderruimtes? Welke aanpak werkt?
Zoals bij elke zakelijke bijeenkomst is ook hier een goede voorbereiding van groot belang. Wat is het onderwerp? Wat wil je precies bereiken? Wie moet aanwezig zijn? Welke topics wil je plenair behandelen? Welke tijdens een break-out sessie? Het zijn de antwoorden op deze vragen die zullen bepalen welke aanpak het beste werkt voor jou.
Een gezamenlijk moment als inleiding
Hoe dan ook begin je een brainstormsessie (of break-out sessie) altijd het beste met een gezamenlijke introductie. Je geeft daarin meer uitleg over het onderwerp, de te behandelen topics en vragen, het doel en praktische informatie over de break-out sessies.
Wie doet wat?
Vervolgens verdeel je de aanwezigen in kleine groepjes – drie tot vier mensen per groepje is voldoende, brengt hen op de hoogte het onderwerp, vertelt hen hoeveel tijd er voorzien is en informeert hen over de manier waarop ze hun resultaat mogen brengen.
Tijd voor het echte werk
Alle deelnemers kunnen nu in aparte vergaderruimtes aan de slag. Hun opdracht kan verschillende vormen aannemen. Ik geef hierbij enkele van de meest courante voorbeelden:
- Een brainstormsessie over een onderwerp
- Een probleem uitwerken
- Een vraagstuk oplossen
- Een presentatie voorbereiden
- Een presentatie vertalen naar de praktijk
- …
Zijn de afzonderlijke gesprekken afgelopen? Dan kun je ervoor kiezen om de groepjes opnieuw samen brengen om de resultaten te bespreken of om ofwel deelnemers uit verschillende groepjes combineren. Zelf ben ik voorstander van het laatste: op die manier worden de verschillende conclusies immers nog eens extra getoetst waardoor vaak nieuwe creatieve invallen opduiken die op hun beurt kunnen leiden naar een nog beter resultaat.
Vergaderhuis Wallekant: jouw vergadering van A tot Z
Ben je op zoek naar een vergaderlocatie waar je kunt werken met break-out rooms? Dan zit je bij ons in Vergaderhuis Wallekant goed. In ons huis vinden jullie niet alleen een grote vergaderzaal voor een gezamenlijke sessie wanneer dat nodig is maar ook twee kleinere ruimtes voor break-out sessies. Bovendien vind je in ons huis tal van andere leuke plekken waar je kunt overleggen in kleine groepjes. Aan de keukentafel bijvoorbeeld, of bij het haardvuur, of in de tuin, … Wij zijn dus een echte multifunctionele vergaderlocatie.
Alles in ons huis is er trouwens op gericht om gesprekken te stimuleren en te zorgen voor extra creativiteit. We kozen daarnaast voor een warme en huiselijke inrichting om drempelvrees en eventuele spreekangst zoveel mogelijk te beperken. Kortom, we laten niets aan het toeval over als het over jullie resultaat gaat. Een dagje ‘Wallekanten’ betekent dat jullie zich alleen maar moeten focussen op dat wat echt telt: resultaat behalen. Chris en ik zorgen wel voor de rest.
Contacteer ons trouwens gerust als jullie meer willen weten over Vergaderhuis Wallekant. Of als jullie op zoek zijn naar een leuke workshop, een teambuilding activiteit of nog iets anders. We gaan een uitdaging nooit uit de weg als het er op aankomt van jullie dag een succes te maken.