Reserveren
Return on investment vergadering Vergaderhuis Wallekant
De return on investment van je vergadering? Meeting locatie is key

Een geschikt moment zoeken, vergaderruimte reserveren, een agenda opstellen, deelnemers uitnodigen, catering regelen, … Als je een vergadering wil plannen, dan komt daar heel wat bij kijken. En dan moet het eigenlijk allemaal nog beginnen. Vergaderen kost met andere woorden heel wat tijd en dus ook geld. Zelfs wanneer je ervoor kiest om gewoon op kantoor te vergaderen, loopt het kostenplaatje al snel op. Maak gerust even de optelsom. Op het totaal van je jaarrekening …

Het kostenplaatje is echter maar een deel van het verhaal. Een overleg of zakelijke bijeenkomst levert immers, net als elke andere investering, ook resultaat op. Je kunt dus ook perfect de return on investment (ROI) van je meeting berekenen en verbeteren. Dat kan bijvoorbeeld door de kosten te beperken maar evengoed zijn er tal van elementen die het resultaat en dus de ROI van jullie meeting positief kunnen beïnvloeden? We zetten er enkele op een rij en vertellen je hoe je kunt besparen door te kiezen voor een externe locatie zoals Vergaderhuis Wallekant.

Het doel van je vergadering?

Als manager weet je dit natuurlijk al langer: een overleg zonder duidelijk doel, levert zelden of nooit resultaat op. Voor je begint te plannen, kun je dus maar beter je concrete doelstellingen duidelijk in kaart brengen. Dat levert je heel wat voordelen op. Zo zorgt dat er bijvoorbeeld voor dat jouw vergaderingen veel doeltreffender en daardoor vaak ook sneller verlopen. De meeste mensen zijn hierdoor ook meer gefocust wat je kansen op succes aanzienlijk verhoogt.

Heb je een duidelijk doel voor ogen? Dan kun je daarmee ook veel gerichter aan de slag met je voorbereiding. De juiste mensen uitnodigen, de perfecte locatie kiezen, de keuze van de juiste topics, … 

Welke faciliteiten heb je nodig?

Je weet wat je wil bereiken en je hebt ook al een idee van hoe je het wil aanpakken? Ideaal. Weet je ook al wat je precies allemaal nodig hebt? Heb je een beeldscherm nodig? Wil je gebruik kunnen maken van een supersnelle internetconnectie? Hoe zit het met audio en dergelijke? Heb je misschien ook een smart TV nodig om video’s te kunnen bekijken? Moeten alle deelnemers fysiek aanwezig zijn of volstaat het voor sommigen om in te bellen wanneer nodig? En is dat technisch mogelijk? Heb je misschien ook een spreker uitgenodigd?

Met onze jarenlange ervaring met de meest uiteenlopende soorten vergaderingen, weten we bij Vergaderhuis Wallekant perfect wat je nodig hebt tijdens het vergaderproces. We hebben het ook allemaal voorzien in ons huis. We hebben aan alles gedacht. Een 55 inch TV voor presentaties? Eenvoudig connecteren? Webcam en audiovoorzieningen voor videoconferencing? Nog snel iets afdrukken of kopiëren? Een adapter nodig om je laptop op te laden? We have got it covered.

Intern of extern vergaderen?

De eenvoudigste en op het eerste gezicht goedkoopste oplossing is uiteraard kiezen voor een interne vergadering. Een vergaderruimte huren is in dat geval onnodig daardoor spaar je heel wat geld uit maar of dat ook zorgt voor een hogere return on investment … ?

Kiezen voor een externe locatie biedt immers heel wat voordelen:

  • Je kunt een locatie kiezen die volledig beantwoordt aan jouw behoeften en doelstellingen.
  • Alle nodige faciliteiten zijn aanwezig. Je hoeft je dus niet af te vragen of het mogelijk om een presentatie te tonen.
  • Je hoeft niet te zorgen voor koffie, snacks, …
  • Er zijn geen onverwachte onderbrekingen of storingen door collega’s.
  • Een andere omgeving zorgt voor nieuwe prikkels en meer concentratie bij je deelnemers.
  • Kies je voor een inspirerende vergaderlocatie zoals Vergaderhuis Wallekant, dan kun je rekenen op extra creativiteit en dus nieuwe, betere en innovatieve ideeën en oplossingen.
  • Een gezellige en sfeervolle aankleding, kunstwerken, muziekinstrumenten, … (zoals bij ons dus) dragen bij aan een nog hogere creativiteit, een betere teamgeest en meer productiviteit.
  • Nog meer voordelen vind je in onze blog ‘10 redenen waarom je buiten de firma zou vergaderen

Is een bijeenkomst op locatie dan altijd de beste keuze? Neen. Wanneer je enkel wil rapporteren of informatie wil delen kan een interne meeting volstaan. Wil je hieraan echter een discussie in detail of een extra activiteit koppelen? Of wil je achteraf nog napraten met een drankje? Dan is extern samenkomen de betere keuze. En dat geldt eigenlijk ook voor alle vergaderingen waar creatieve inbreng of een eigen mening in meer of mindere mate van belang is. Je vergaderdoelen kennen is dus cruciaal als je de juiste vergaderplek wilt kiezen.

Een externe meeting zorgt voor een hoger welbevinden bij de aanwezigen en dat effect houdt na jullie overleg nog even aan. Regelmatig samenkomen op een plek weg van de kantooromgeving zorgt voor een groter effect en leidt tot sterkere en meer dynamische teams, productieve en meer gemotiveerde medewerkers en kan absenteïsme verminderen.

Hoe zit het met de opstelling van je vergaderzaal?

Kies je voor een U-vorm, een cirkel of nog een andere opstelling? In Vergaderhuis Wallekant laten we de keuze aan jou over. Of je hier dan moet sleuren met tafels en stoelen? Neen. Wij zorgen ervoor dat bij aankomst alles klaar staat, helemaal zoals jij het wil.

Vanuit onze eigen ervaring willen we bij deze wel enkele algemene zaken meegeven:

  • Niet elke opstelling werkt voor elk vergadertype: houd rekening met je vergaderdoelen bij het kiezen van een opstelling.
  • Een vierkante opstelling leidt zelden of nooit tot succes.
  • Durf out-of-the-box denken: al eens gedacht aan staand vergaderen? En wat denk je van een wandelvergadering? Of … ?
  • Variatie werkt inspirerend: kies dus niet altijd dezelfde vergaderopstelling.

Catering op maat van lichaam en geest?

Een goed verluchte ruimte met voldoende natuurlijk licht is cruciaal voor een succesvolle zakelijke bijeenkomst maar ook voldoende en vooral gezond eten en drinken zijn van groot belang. Hier bij Vergaderhuis Wallekant staat daarom bij aankomst een gevulde fruitmand voor jullie klaar. In de koelkast vinden jullie voldoende water voor een fris hoofd.

Een overdosis suiker waar je alleen maar moe van wordt, behoort hier niet tot de mogelijkheden. Een gezonde maaltijd voor de lunch echter wel. We werken daarvoor uitsluitend op maat. Een brood- en saladebuffet? Een warme maaltijd? Een vegetarische lunch? Rekening houden met allergenen? Vraag ernaar, we helpen jou graag.

Een aangename afsluiter?

Een dag van intensief vergaderen achter de rug? Een moment van ontspanning doet wonderen om de stress van de dag te verlichten en iedereen met een tevreden gevoel huiswaarts te laten keren. Rustig nog iets drinken achteraf en nog wat napraten? Dat kan bij Wallekant. Gratis zelfs.

“Ik moet bij ons Chris ook geen streepjes zetten als ik iets drink. De mensen moeten dat hier ook niet doen”

We vinden zo’n moment trouwens zelf ook belangrijk. Wil je zeker zijn dat het ook echt helemaal ontspannend is, dan kies je eigenlijk best nog voor een extra afsluitende activiteit. Een toffe workshop, een leuke teambuilding activiteit, een afsluitend diner, … Waar je ook aan denkt, stel ons jouw vraag. We zorgen met plezier voor een aanbod op maat van jouw vraag.

Vergaderhuis Wallekant: effectief vergaderen en budget besparen

Kiezen voor een externe locatie zoals Vergaderhuis Wallekant is altijd de slimme keuze als je de return on investment berekent. Tijdens een overleg op locatie kom je immers sneller tot resultaat en dat resultaat is meestal creatiever en beter dan je ooit zou kunnen bereiken op kantoor. Zo zijn er minder vergaderingen nodig, is er minder stress en blijft er meer tijd over voor dagdagelijkse taken. Als je dan weet dat een en ander ook zorgt voor extra productiviteit …

Met Wallekant kies je bovendien voor een locatie helemaal op maat van jouw event, vergadering of opleiding en dat zowel qua locatie, inrichting en sfeer als qua opstelling en faciliteiten. Anders dan in de meeste vergaderzalen in kantoren, bedrijvencentra of hotels, vinden jullie bij ons immers een plek waar al de juiste vakjes zijn aangevinkt om jullie kansen op succes te maximaliseren. En de praktische kant? Die nemen wij voor onze rekening.

Ervaar het zelf! Contacteer ons met jouw vraag of reserveer alvast de datum van jouw voorkeur? Dan bellen wij jou om de details van jullie dag te bespreken.

Privacy voorkeuren
Wij gebruiken cookies op deze site om uw gebruikerservaring te verbeteren. Door op ‘Ok, ik aanvaard’ te klikken ga je akkoord met de gebruiksvoorwaarden van deze website.