Digitale vergaderingen, wandelvergaderingen, … Voor een vergadering is je aanwezigheid op kantoor al een hele tijd geen noodzaak meer. Jammer genoeg betekent dat vaak ook dat er geen aandacht is voor een verslag van de vergadering. Deelnemers noteren veelal gewoon zelf wat van hen verwacht wordt en dat leidt al eens tot misverstanden en informatie die verloren gaat.
Een volledig en objectief verslag van je vergadering is dus wel degelijk nuttig. Wij gingen voor je na waarom.
Tijdbesparend of net tijdrovend?
Een goed verslag maken kost tijd, tot vier uur voor een woordelijk verslag van een vergadering van één uur. Een thematisch of samenvattend verslag kost minder tijd.
En toch levert zo’n verslag vaak een reëele tijdsbesparing op. Hoe dan?
- Een onafhankelijk notulist? Dat is genoteerd
Een verantwoordelijke voor het verslag aangeduid? Dan kunnen je deelnemers zich volop concentreren op de vergadering zelf. Snellere resultaten en kortere vergaderingen zijn hiervan het resultaat. Bovendien worden de eigen to do’s meestal sneller opgenomen als er een verslag is. - Eén verhaal: duidelijk en objectief
Een verslag is een duidelijke, gemakkelijke en getrouwe weergave van jullie vergadering. Gekleurde of subjectieve uitspraken en meningen horen er niet in thuis. Misverstanden en afwijkende interpretaties zijn zo goed als uitgesloten. - Gelijke wapens voor alle deelnemers
Een verslag wordt verspreid onder alle genodigden, ook diegenen die afwezig waren. Dat wil zeggen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie. - Een volledig plaatje, zwart op wit
Met een verslag weet iedereen perfect wat van hem of haar verwacht wordt. Iedereen heeft ook zicht op alle taken en dat maakt de opvolging achteraf een stuk eenvoudiger. Ontstaat er onenigheid? Vaak volstaat het nalezen van het verslag om een en ander uit te klaren.
De som is dus eigenlijk wel snel gemaakt. Al helemaal als je weet dat een degelijk verslag ook het ideale vertrekpunt is voor een eventuele volgende vergadering.
Het ideale verslag?
Het mag duidelijk zijn: met een goed verslag bespaar je tijd. Maar … Aan welke voorwaarden moet een verslag voldoen om bij te dragen aan een efficiënte organisatie?
- Het helpt als je verslag leest als een trein.
Als notulist gebruik je bij voorkeur korte zinnen in de actieve vorm. Ga voor positieve formuleringen en vermijd vaktermen. Een verslag dat ook vlot leest, wordt immers vaker effectief gebruikt. - Duidelijke structuur? Lezen sneller dan je schaduw.
Je lezers kunnen bij voorkeur al in één oogopslag zien waar de voor hen belangrijke informatie terug te vinden is. Groepeer daarom alle informatie per agendapunt, geef elk agendapunt een duidelijke titel en vooral, zorg dat de informatie ook binnen het agendapunt duidelijk gestructureerd is. - Creativiteit, suggestief taalgebruik, … Nee, dank je.
Je wilt een feitelijke weergave van wat er gezegd is. Zonder frivoliteiten als zegswijzen, uitdrukkingen, adjectieven, … Let er ook op dat je als notulist niemand onbedoeld woorden in de mond legt. - Beknopt, to the point en volledig.
Beperk je verslag tot de essentie. Alle noodzakelijke informatie moet aanwezig zijn maar ook niet meer dan dat. Zo zorg je dat niet alleen je lezers tijd winnen maar ook jijzelf. Je verslag gaat immers liefst zo snel mogelijk de deur uit.
Vergaderen tijdverlies? Niet bij Wallekant!
Een warme huiselijke sfeer, een stimulerende omgeving ver weg van alle onderbrekingen, … Vergaderen bij Wallekant staat voor vergaderen in optimale omstandigheden. Jullie vergaderen hier in ruimtes waar jullie alles vinden wat jullie nodig hebben, zonder zorgen over praktische zaken zoals bijv. catering. Zo kunnen jullie je helemaal concentreren op het beoogde resultaat, tijdens jullie vergadering maar ook daarna.
Zelf vinden we immers dat een vergadering pas echt een succes is als jullie na afloop zo efficiënt mogelijk aan de slag kunnen met alle conclusies, to do’s en actiepunten. Jullie voornaamste werkinstrument? Het verslag van jullie vergadering.
Een vergadering, vorming, training, teambuilding, … alle kans op slagen geven? Contacteer ons voor meer informatie of een aanbod op maat. Hebben jullie misschien ook al een datum voor ogen? Reserveer nu alvast vrijblijvend. Wij contacteren jullie dan om alle details te bespreken. Tot binnenkort bij Wallekant?