De laatste maanden is het online vergaderen versneld binnengeslopen in veel bedrijven en organisaties. Velen hebben ondertussen ook ondervonden dat het niet van een leien dakje loopt. We zijn nu eenmaal gemaakt om in groep bij elkaar te zitten. Hoe pakken we het dus aan, als het even niet kan.
1. Kies de juiste tool
Google en Microsoft bieden hun professionele vergadertools tijdelijk gratis aan en Smartschool lanceert Smartschool Live.
Google Hangouts Meet laat toe dat je 250 deelnemers toevoegt aan een vergadering.
Microsoft Teams is vergelijkbaar met Slack en maakt naast videogesprekken ook chats en bestanden delen mogelijk.
Whereby is gratis tot 4 personen. Je hoeft geen bestand te downloaden, maar met URL zit je meteen in de juiste vergaderruimte.
2. Kies stabiele internetverbinding
Er wordt aangeraden zoveel mogelijk te kiezen voor een vaste internetverbinding via kabel.
Via WiFi en 4G heb je vaak een minder stabiel netwerk.
3. Bel op tijd in
De tijd die je normaal op kantoor spendeert om een vergadering nog kort voor te bereiden, kan je hier gebruiken om de inloggegevens op te snorren en actiepunten erbij te halen.
Niets is onbeleefder dan klanten of collega’s te laten wachten.
4. Let op omgevingsgeluiden
Gebruik bij voorkeur een systeem dat HD-audio ondersteunt; zo klinkt het alsof je toch bij elkaar in één ruimte zit.
Hou er rekening mee dat de mensen aan de andere kant van de lijn je kinderen en/of hond kunnen horen en/of zien.
Het hoeft geen betoog dat kauwgom gebruiken uit den boze is … Een geluiddempende microfoon kan hulp bieden. Mute jezelf als je lange tijd niet zelf aan het woord bent.
5. Zorg dat alles functioneert
Als je de vergadering leidt, zet dan de presentatie van tevoren klaar, zodat er op een efficiënte manier kan gestart worden. Het is zeer vervelend als de helft van de deelnemers slecht te verstaan of zien is. Enkele tips:
- Een goede headset (die opgeladen is) is aan te raden.
- Controleer de hulpmiddelen regelmatig.
- Plaats jezelf niet met de rug naar een venster. Door het tegenlicht zit je volledig in het duister.
6. Wees georganiseerd
Stuur op tijd de agenda naar alle deelnemers. Wijs een voorzitter aan, die op zijn beurt de manier van werken even doorneemt bij de aanvang. Documenten en presentaties kunnen het vergaderen verlevendigen. Zorg dat niet-relevante internetpagina’s gesloten zijn.
Geef aan wanneer je wil spreken, vb. door ‘handje’ in chat. Bij een video-call zit je bij voorkeur niet in pyjamavest voor het scherm.
7. Wees geconcentreerd
Facebook, Twitter of Instagram checken is not done! Als je de concentratie verliest, kan je geen waardevolle bijdrage meer leveren en heb je veel kans dingen te missen. Ook dit kan een reden zijn van het door elkaar heen praten.
Aangezien deze manier van vergaderen vaak meer tijd en concentratie vraagt dan een meeting waar men ‘lijfelijk’ aanwezig is, wordt hier best rekening mee gehouden bij timing en planning.
Het kan nuttig zijn om een deel van je scherm te gebruiken voor aantekeningen. Je kan dit bijvoorbeeld doen met een pagina in Google Docs of via Office 365 en Trello.
Gebruikte bronnen: o.a. KPN zakelijk, VRTNWS